Acara perusahaan seharusnya menjadi momen untuk melepas penat, mempererat hubungan antar-karyawan, dan membangun suasana kerja yang lebih positif. Namun, ketika konsep acara setiap tahun terasa sama, antusiasme peserta bisa menurun bahkan sebelum acara dimulai.
Masalahnya bukan selalu karena acaranya kurang meriah. Bisa jadi karyawan sudah bisa menebak apa yang akan dilakukan: berangkat bersama, makan, mengikuti games yang sama, foto bersama, lalu pulang. Jika pola tersebut terus berulang, acara yang seharusnya ditunggu justru terasa seperti agenda rutin.
Bagi HR, GA, atau panitia internal, mengubah konsep acara tidak harus berarti membuat acara yang rumit. Ada beberapa cara praktis untuk memberikan pengalaman baru tanpa menambah beban koordinasi secara berlebihan.
Kenapa Konsep Acara yang Sama Bisa Membuat Karyawan Bosan?
Kebosanan biasanya muncul ketika peserta merasa tidak ada sesuatu yang baru dalam pengalaman mereka. Jika tahun lalu ada permainan yang sama, format pembagian kelompok yang sama, hingga susunan acara yang hampir identik, peserta dapat kehilangan rasa penasaran.
Beberapa tanda yang bisa diperhatikan panitia antara lain:
- Jumlah karyawan yang antusias mengikuti kegiatan mulai berkurang.
- Peserta lebih banyak menunggu sesi makan atau hiburan.
- Games hanya diikuti oleh kelompok karyawan tertentu.
- Peserta pasif saat MC mengajak berinteraksi.
- Karyawan membandingkan acara tahun ini dengan acara sebelumnya.
- Panitia kesulitan mencari ide baru karena menggunakan konsep lama sebagai acuan utama.
Karena itu, perubahan tidak selalu harus dilakukan pada seluruh acara. Mengubah beberapa elemen utama sudah dapat memberikan suasana yang berbeda.
Jangan Langsung Ganti Semuanya, Mulai dari Konsep Besarnya
Kesalahan yang sering terjadi adalah panitia merasa harus mencari aktivitas yang benar-benar baru. Padahal, yang lebih penting adalah menentukan pengalaman seperti apa yang ingin dirasakan peserta.
Misalnya, acara tahun lalu berfokus pada hiburan dan games ringan. Tahun ini, konsep dapat diarahkan menjadi pengalaman kolaboratif melalui team building atau aktivitas berbasis tantangan.
Beberapa alternatif pendekatan yang dapat dipertimbangkan:
| Konsep | Fokus Utama | Cocok untuk |
|---|---|---|
| Team Building | Kerja sama dan komunikasi | Tim dengan banyak divisi |
| Amazing Race | Kompetisi dan eksplorasi | Karyawan yang aktif |
| Company Outing | Rekreasi dan kebersamaan | Acara santai |
| Family Gathering | Kebersamaan karyawan dan keluarga | Perusahaan yang mengikutsertakan keluarga |
| Corporate Retreat | Refleksi dan pengembangan tim | Tim atau perusahaan dengan kebutuhan khusus |
| Fun Games | Hiburan dan interaksi | Acara singkat |
Dengan menentukan konsep terlebih dahulu, panitia akan lebih mudah memilih venue, aktivitas, rundown, hingga bentuk entertainment.
Ubah Format Games, Bukan Sekadar Ganti Nama Permainan
Jika tahun lalu menggunakan fun games, bukan berarti tahun ini harus menghilangkan games. Yang bisa diubah adalah mekanismenya.
Contohnya, permainan yang sebelumnya dilakukan secara individual dapat diubah menjadi tantangan kelompok. Peserta tidak hanya mengejar kemenangan, tetapi harus menyelesaikan beberapa misi yang membutuhkan komunikasi dan pembagian peran.
Untuk acara dengan jumlah peserta besar, konsep Amazing Race juga dapat menjadi alternatif. Peserta dibagi menjadi beberapa tim dan menyelesaikan tantangan di sejumlah titik. Tantangan dapat dirancang berdasarkan tujuan acara, misalnya komunikasi, problem solving, kreativitas, atau sekadar hiburan.
Dengan cara ini, aktivitas yang sebenarnya memiliki unsur permainan tetap dapat terasa berbeda karena pengalaman dan mekanismenya berubah.
Libatkan Karyawan dalam Menentukan Konsep
HR tidak harus menentukan seluruh konsep acara sendiri.
Cara sederhana untuk mengetahui kebutuhan peserta adalah melakukan survei singkat sebelum acara. Tidak perlu menggunakan pertanyaan yang terlalu banyak. Beberapa pertanyaan yang dapat diberikan misalnya:
- Aktivitas apa yang paling disukai pada acara perusahaan sebelumnya?
- Aktivitas apa yang sebaiknya tidak diulang?
- Lebih menyukai kegiatan outdoor atau indoor?
- Apakah peserta ingin lebih banyak games, hiburan, atau waktu santai?
- Apakah keluarga perlu dilibatkan?
- Apa yang paling diharapkan dari acara tahun ini?
Hasil survei dapat menjadi bahan pertimbangan panitia. Dengan melibatkan karyawan, konsep acara tidak hanya berdasarkan asumsi panitia.
Buat Tema yang Memiliki Cerita
Tema tidak harus berupa dress code atau dekorasi semata. Tema dapat menjadi benang merah dari keseluruhan acara.
Misalnya, perusahaan ingin meningkatkan kolaborasi antar-divisi. Tema acara dapat diterjemahkan ke dalam aktivitas yang membuat peserta dari berbagai divisi bekerja dalam kelompok campuran.
Jika tujuan utamanya adalah memberikan apresiasi kepada karyawan, format acara dapat lebih menonjolkan celebration, entertainment, penghargaan, dan pengalaman yang menyenangkan.
Dengan demikian, setiap bagian acara memiliki alasan yang jelas. Games, MC, dekorasi, entertainment, hingga sesi penghargaan tidak berjalan sendiri-sendiri.
Perhatikan Perbedaan Karakter Peserta
Salah satu alasan acara perusahaan terasa membosankan adalah aktivitas hanya cocok untuk kelompok peserta tertentu.
Tidak semua karyawan nyaman mengikuti permainan fisik. Sebaliknya, tidak semua peserta menikmati acara yang terlalu banyak duduk dan mendengarkan.
Karena itu, aktivitas sebaiknya dibuat beragam. Misalnya:
- Aktivitas ringan untuk seluruh peserta.
- Games kompetitif bagi peserta yang menyukai tantangan.
- Aktivitas kreatif untuk kelompok yang lebih nyaman dengan permainan nonfisik.
- Sesi hiburan untuk menciptakan suasana santai.
- Waktu bebas agar peserta dapat berinteraksi secara informal.
Jika acara juga mengikutsertakan keluarga, pertimbangkan kebutuhan anak-anak, orang tua, dan peserta dengan kondisi fisik yang berbeda.
Gunakan Venue sebagai Bagian dari Pengalaman
Perubahan konsep tidak selalu harus berasal dari aktivitas. Venue yang berbeda juga dapat mengubah suasana acara secara signifikan.
Namun, pemilihan venue sebaiknya disesuaikan dengan konsep. Jangan memilih tempat hanya karena terlihat menarik.
Beberapa hal yang perlu diperiksa antara lain:
- Kapasitas venue.
- Akses transportasi.
- Area untuk aktivitas.
- Ketersediaan ruang indoor dan outdoor.
- Fasilitas makan dan istirahat.
- Toilet dan fasilitas pendukung.
- Area parkir.
- Faktor keamanan.
- Kondisi venue apabila cuaca berubah.
- Kesesuaian dengan usia dan karakter peserta.
Untuk kegiatan corporate outing atau family gathering, venue yang memiliki ruang aktivitas fleksibel akan memberikan lebih banyak pilihan dalam menyusun program.
Kalau Tidak Ingin Ribet, Libatkan EO
Mengembangkan konsep baru sekaligus mengurus vendor, transportasi, venue, rundown, games, konsumsi, dokumentasi, dan pelaksanaan acara dapat menjadi pekerjaan besar bagi panitia internal.
Di sinilah penggunaan EO Family Gathering dapat membantu.
EO dapat membantu menerjemahkan kebutuhan perusahaan menjadi konsep acara yang lebih terstruktur, kemudian menyesuaikannya dengan jumlah peserta, tujuan kegiatan, lokasi, durasi, dan anggaran yang tersedia.
Salah satu penyedia yang dapat dipertimbangkan adalah PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering, terutama ketika perusahaan membutuhkan dukungan untuk merancang dan menjalankan kegiatan kebersamaan karyawan.
Informasi mengenai layanan dan konsep yang dapat disiapkan dapat dilihat melalui EO Family Gathering.
Apa yang Perlu Disiapkan HR Sebelum Menghubungi EO?
Agar proses penyusunan konsep lebih cepat, HR atau panitia sebaiknya menyiapkan informasi dasar.
Minimal, siapkan:
- Jumlah peserta
Pisahkan bila terdapat karyawan, pasangan, anak, atau tamu lainnya. - Tujuan acara
Apakah untuk refreshing, employee engagement, team bonding, apresiasi, atau kombinasi beberapa tujuan. - Perkiraan tanggal
Tidak harus langsung memiliki tanggal final, tetapi setidaknya tentukan periode yang diinginkan. - Pilihan lokasi
Jika belum menentukan venue, sampaikan area yang diinginkan. - Durasi acara
Misalnya one day trip, menginap, atau beberapa hari. - Preferensi aktivitas
Outdoor, indoor, team building, games, entertainment, atau aktivitas keluarga. - Kisaran anggaran
Anggaran membantu EO menyusun konsep yang realistis tanpa membuat program yang sulit dieksekusi.
Dengan informasi tersebut, diskusi dengan EO akan lebih fokus dan proposal dapat disusun berdasarkan kebutuhan nyata perusahaan.
Evaluasi Acara Tahun Lalu Sebelum Membuat Acara Baru
Jangan hanya bertanya, “Apa yang harus kita buat tahun ini?”
Pertanyaan yang lebih berguna adalah, “Apa yang berhasil dan tidak berhasil tahun lalu?”
Evaluasi dapat mencakup:
- Aktivitas yang paling banyak diminati.
- Aktivitas yang kurang mendapat respons.
- Kendala transportasi.
- Masalah rundown.
- Respons peserta terhadap venue.
- Kualitas konsumsi.
- Waktu yang terlalu panjang atau terlalu singkat.
- Koordinasi panitia.
- Kendala teknis saat acara berlangsung.
Dari evaluasi tersebut, panitia dapat mempertahankan elemen yang memang efektif dan mengganti bagian yang membuat peserta kurang antusias.
Jadi, membuat acara baru tidak berarti membuang semua konsep lama. Pertahankan yang berhasil, perbaiki yang kurang efektif, dan tambahkan pengalaman baru yang relevan.
Saatnya Membuat Family Gathering yang Tidak Terasa Seperti Acara Tahun Lalu
Karyawan tidak selalu membutuhkan acara yang lebih besar. Mereka membutuhkan pengalaman yang terasa relevan, menyenangkan, dan berbeda dari rutinitas.
Perubahan konsep dapat dimulai dari hal sederhana: mengganti format games, membuat kelompok lintas divisi, memilih venue yang berbeda, menyesuaikan aktivitas dengan karakter peserta, atau membuat tema yang memiliki tujuan jelas.
Jika tim HR atau panitia internal tidak ingin mengurus seluruh detail sendiri, bekerja sama dengan EO dapat menjadi pilihan praktis. Dengan perencanaan yang tepat, perusahaan dapat memiliki acara yang lebih terarah tanpa membuat panitia terbebani oleh terlalu banyak pekerjaan operasional.
PrasastiSelaras.com dapat menjadi partner bagi perusahaan yang membutuhkan EO Family Gathering untuk membantu menyiapkan konsep, aktivitas, hingga pelaksanaan acara sesuai kebutuhan perusahaan.
Ingin membuat family gathering tahun ini terasa berbeda dari tahun sebelumnya? Hubungi PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan kebutuhan acara perusahaan Anda dan mendapatkan konsep yang dapat disesuaikan dengan jumlah peserta, tujuan acara, lokasi, serta anggaran yang tersedia.
Untuk melihat layanan yang tersedia, Anda juga dapat mempelajari informasi EO Family Gathering dan mulai merencanakan acara perusahaan Anda bersama tim yang berpengalaman.
