Family gathering perusahaan seharusnya menjadi momen untuk melepas penat, mempererat hubungan antarkaryawan, dan membangun suasana kerja yang lebih akrab. Namun, ada satu tantangan yang sering luput dari perhatian panitia: karyawan baru merasa canggung dan tidak membaur dengan karyawan lainnya.
Situasi ini cukup wajar. Karyawan yang baru bergabung mungkin belum mengenal banyak rekan kerja, belum memahami kebiasaan tim, atau masih merasa sungkan untuk bergabung dalam kelompok yang sudah terbentuk.
Bagi HR, GA, maupun panitia acara, kondisi tersebut bukan berarti family gathering gagal. Justru, konsep acara yang tepat dapat membantu karyawan baru berinteraksi secara natural tanpa merasa dipaksa.
Lalu, bagaimana caranya?
Mengapa Karyawan Baru Sering Merasa Canggung Saat Family Gathering?
Sebelum menentukan aktivitas, penting bagi panitia memahami penyebabnya. Karyawan baru biasanya menghadapi beberapa situasi seperti:
- Belum memiliki teman dekat di lingkungan kerja.
- Belum mengenal karakter rekan kerja lainnya.
- Merasa sungkan bergabung dengan kelompok yang sudah akrab.
- Takut salah berkomunikasi atau melakukan sesuatu yang dianggap tidak sesuai.
- Tidak mengetahui alur dan budaya informal di perusahaan.
- Lebih nyaman mengamati terlebih dahulu sebelum ikut beraktivitas.
Masalahnya bukan selalu karena mereka tidak ingin bersosialisasi. Bisa jadi format acara belum memberikan kesempatan yang cukup untuk mempertemukan mereka dengan orang-orang baru.
Karena itu, family gathering sebaiknya tidak hanya berisi aktivitas hiburan, tetapi juga dirancang untuk menciptakan interaksi lintas tim.
1. Hindari Pembagian Kelompok Berdasarkan Divisi
Salah satu cara sederhana untuk membuat karyawan baru lebih mudah membaur adalah mencampur anggota kelompok.
Jika peserta langsung dikelompokkan berdasarkan departemen, karyawan baru kemungkinan besar akan kembali berada bersama orang-orang yang sudah dikenalnya. Akibatnya, kesempatan membangun relasi baru menjadi terbatas.
Panitia dapat membuat kelompok secara acak dengan mempertimbangkan:
- Departemen.
- Masa kerja.
- Usia secara proporsional jika diperlukan.
- Jabatan.
- Gender jika relevan dengan aktivitas.
- Hubungan kerja antarpeserta.
Tujuannya bukan membuat pembagian kelompok menjadi rumit, tetapi menciptakan komposisi yang memungkinkan peserta bertemu orang yang berbeda.
Untuk acara dengan jumlah peserta besar, penggunaan sistem warna, nomor, kartu, atau kode kelompok juga dapat membuat proses pembagian terasa lebih seperti bagian dari permainan.
2. Gunakan Ice Breaking yang Tidak Membuat Peserta Malu
Ice breaking sering digunakan dalam corporate gathering, tetapi pemilihannya perlu diperhatikan.
Hindari permainan yang langsung meminta peserta tampil sendirian di depan banyak orang, terutama pada awal acara. Bagi karyawan baru, situasi tersebut justru dapat meningkatkan rasa tidak nyaman.
Pilih aktivitas yang:
- Dilakukan dalam kelompok kecil.
- Memiliki aturan sederhana.
- Tidak membutuhkan kemampuan khusus.
- Tidak mempermalukan peserta.
- Mendorong komunikasi antaranggota.
- Bisa diikuti berbagai rentang usia.
Contohnya adalah permainan mencari kesamaan antaranggota, menyusun strategi sederhana, tebak gambar kelompok, atau aktivitas komunikasi ringan.
Dengan begitu, peserta memiliki alasan alami untuk berbicara dengan orang yang sebelumnya belum mereka kenal.
3. Buat Games yang Memaksa Tim untuk Berkomunikasi Secara Positif
Games merupakan salah satu komponen penting dalam family gathering. Namun, permainan sebaiknya tidak sekadar dipilih karena terlihat seru.
Untuk mengatasi masalah karyawan baru yang kurang membaur, pilih permainan yang membutuhkan kolaborasi.
Misalnya, dalam sebuah permainan kelompok, setiap peserta memiliki peran yang berbeda. Ada yang bertugas mencari informasi, menyusun strategi, menyelesaikan tantangan, atau berkomunikasi dengan anggota tim.
Model seperti ini membuat peserta tidak bisa hanya bergantung pada satu atau dua orang.
Karyawan baru pun memiliki kesempatan untuk berkontribusi tanpa harus terlebih dahulu menjadi orang yang paling aktif secara sosial.
4. Berikan Peran Kecil kepada Karyawan Baru
Tidak semua bentuk keterlibatan harus berupa permainan.
Panitia juga dapat memberikan peran sederhana kepada karyawan baru, misalnya:
- Menjadi bagian dari kelompok tertentu.
- Membantu mengambil foto kelompok.
- Mengikuti sesi kuis.
- Menjadi pasangan dalam aktivitas tertentu.
- Berpartisipasi dalam sesi penghargaan.
- Mengikuti tantangan kelompok.
Peran tersebut sebaiknya bersifat ringan dan tidak membuat mereka merasa sedang diuji.
Prinsipnya adalah memberikan kesempatan untuk terlibat, bukan memaksa untuk tampil.
5. Jangan Membuat Acara Terlalu Padat
Rundown yang terlalu penuh dapat membuat peserta kelelahan. Akibatnya, waktu untuk berbincang secara informal justru semakin sedikit.
Family gathering bukan hanya tentang games, hiburan, dan agenda formal. Waktu makan, coffee break, perjalanan, maupun waktu santai juga dapat menjadi kesempatan membangun hubungan.
Panitia perlu memberikan jeda yang cukup agar peserta dapat berbicara secara natural.
Bahkan, terkadang percakapan sederhana saat makan bersama lebih efektif untuk membangun kedekatan dibandingkan aktivitas yang terlalu terstruktur.
6. Libatkan Karyawan Lama sebagai “Jembatan”
Karyawan baru tidak harus menjadi pihak yang bekerja keras untuk membaur.
Karyawan lama juga dapat dilibatkan sebagai penghubung.
HR atau panitia dapat meminta leader, supervisor, atau anggota tim tertentu untuk membantu mengenalkan karyawan baru kepada rekan dari divisi lain.
Contohnya sederhana:
“Ini Andi dari tim Finance. Dia baru bergabung beberapa bulan lalu. Kebetulan satu kelompok dengan teman-teman Marketing.”
Perkenalan singkat seperti ini dapat menghilangkan situasi ketika seseorang berdiri sendiri dan tidak tahu harus berbicara dengan siapa.
7. Pilih Konsep Acara yang Sesuai dengan Karakter Peserta
Tidak semua perusahaan cocok dengan konsep family gathering yang sama.
Perusahaan dengan peserta muda mungkin lebih menikmati aktivitas kompetitif dan dinamis. Sementara perusahaan dengan peserta yang terdiri dari berbagai usia mungkin membutuhkan kombinasi antara games ringan, hiburan, aktivitas keluarga, dan waktu santai.
Panitia juga perlu mempertimbangkan apakah peserta membawa pasangan atau anak.
Jika family gathering melibatkan keluarga, aktivitas sebaiknya tidak hanya berorientasi pada karyawan. Buat beberapa sesi yang memungkinkan keluarga ikut terlibat sehingga suasana menjadi lebih inklusif.
Dalam tahap perencanaan, menggunakan jasa EO Family Gathering dapat membantu perusahaan menerjemahkan kebutuhan tersebut menjadi konsep, aktivitas, rundown, dan pelaksanaan acara yang lebih terstruktur.
8. Gunakan Sistem Rotasi Kelompok
Jika tujuan utamanya adalah memperluas interaksi, satu kelompok yang sama sepanjang acara mungkin belum cukup.
Panitia dapat menerapkan sistem rotasi pada beberapa aktivitas.
Contohnya:
Sesi pertama: kelompok A dengan B
Sesi kedua: anggota diacak kembali
Sesi ketiga: peserta bertemu anggota dari divisi berbeda
Dengan cara ini, seorang karyawan baru tidak hanya mengenal beberapa orang yang berada dalam kelompok pertamanya.
Rotasi juga dapat membuat suasana lebih dinamis karena peserta terus bertemu dengan orang baru.
9. Briefing Panitia dan PIC Sebelum Acara
Masalah interaksi peserta sebaiknya sudah dibahas sebelum hari-H.
HR, GA, dan panitia dapat memberikan briefing kepada PIC kelompok mengenai tujuan acara. Salah satu poinnya adalah memastikan tidak ada peserta yang terus-menerus terisolasi dari kelompok.
PIC tidak perlu bertindak seperti pengawas. Cukup memastikan semua anggota mendapat kesempatan untuk mengikuti aktivitas.
Jika menggunakan EO Family Gathering, koordinasi seperti konsep kegiatan, pembagian kelompok, rundown, games, hingga kebutuhan teknis dapat dibahas sejak tahap persiapan agar pelaksanaan lebih terarah.
10. Jangan Jadikan “Membaur” sebagai Kewajiban yang Dipaksakan
Ini adalah bagian yang sering terlupakan.
Tujuan family gathering memang membangun hubungan yang lebih dekat, tetapi setiap orang memiliki gaya bersosialisasi berbeda.
Ada peserta yang langsung aktif. Ada pula yang membutuhkan waktu untuk merasa nyaman.
Karena itu, desain acara sebaiknya menciptakan kesempatan untuk berinteraksi, bukan memaksa setiap orang harus menjadi sangat aktif.
Ukuran keberhasilan acara bukan seberapa banyak peserta yang terlihat paling heboh, tetapi apakah suasana memungkinkan lebih banyak orang merasa nyaman untuk terlibat.
Bagaimana EO Membantu Membuat Family Gathering Lebih Inklusif?
Merancang family gathering untuk puluhan hingga ratusan peserta membutuhkan lebih dari sekadar menentukan lokasi dan permainan.
Ada berbagai komponen yang perlu dipikirkan, mulai dari konsep, rundown, pembagian kelompok, games, MC, entertainment, konsumsi, transportasi, dokumentasi, hingga koordinasi vendor.
Karena itu, perusahaan dapat mempertimbangkan EO Family Gathering untuk membantu menyiapkan acara dari tahap konsep hingga eksekusi.
PrasastiSelaras.com merupakan EO Family Gathering yang dapat menjadi pilihan bagi perusahaan yang membutuhkan dukungan dalam merancang kegiatan gathering yang terstruktur dan sesuai dengan kebutuhan peserta.
Yang terpenting, sampaikan sejak awal bahwa perusahaan memiliki tantangan seperti karyawan baru yang masih canggung atau peserta dari berbagai divisi yang belum saling mengenal. Informasi tersebut dapat menjadi pertimbangan dalam menyusun konsep aktivitas.
FAQ
Apakah karyawan baru wajib mengikuti semua games?
Tidak harus. Sebaiknya games dirancang inklusif dan memberikan ruang bagi peserta dengan karakter yang berbeda. Aktivitas dapat dibuat berkelompok agar peserta tidak merasa menjadi pusat perhatian sendirian.
Apa jenis games yang cocok untuk karyawan baru?
Games kolaboratif yang membutuhkan komunikasi dan kerja sama biasanya dapat menjadi pilihan. Hindari permainan yang berpotensi mempermalukan peserta atau membutuhkan keberanian tampil secara individual di awal acara.
Apakah family gathering bisa membantu karyawan baru beradaptasi?
Bisa. Family gathering dapat menjadi salah satu kesempatan informal bagi karyawan baru untuk mengenal rekan kerja di luar rutinitas kantor. Efektivitasnya sangat dipengaruhi oleh desain acara dan cara aktivitas dijalankan.
Bagaimana jika jumlah peserta family gathering sangat banyak?
Untuk peserta dalam jumlah besar, pembagian kelompok, PIC, sistem rotasi, rundown, dan koordinasi teknis perlu direncanakan lebih matang. Penggunaan EO dapat membantu mengurangi beban koordinasi panitia internal.
Apa yang harus disampaikan kepada EO sebelum membuat konsep?
Sampaikan jumlah peserta, karakter peserta, rentang usia, lokasi atau preferensi venue, durasi acara, tujuan gathering, budget, kebutuhan transportasi, serta tantangan yang ingin diselesaikan melalui acara tersebut.
Saatnya Membuat Family Gathering yang Membuat Semua Orang Merasa Terlibat
Karyawan baru yang masih canggung bukan berarti mereka tidak ingin membaur. Sering kali, mereka hanya membutuhkan situasi yang tepat untuk memulai percakapan dan berinteraksi.
Dengan pembagian kelompok yang tepat, ice breaking yang nyaman, games kolaboratif, waktu santai yang cukup, serta dukungan karyawan lama, family gathering dapat menjadi ruang yang lebih inklusif bagi seluruh peserta.
Jika perusahaan Anda sedang merencanakan family gathering dan membutuhkan bantuan untuk menyusun konsep, aktivitas, rundown, hingga pelaksanaan acara, PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering dapat menjadi partner untuk mendiskusikan kebutuhan acara Anda.
Hubungi PrasastiSelaras.com untuk konsultasi konsep family gathering perusahaan dan diskusikan kebutuhan acara Anda bersama tim EO.